备用金管理制度及流程与报销时间规定

备用金作为企业内部为满足日常零星支出而预先拨付给各部门或个人的一笔资金，其管理与使用直接关系到企业的资金流动性和财务控制效果。制定严谨、高效的备用金管理制度及流程，并明确报销时间要求，对于确保备用金合理、规范使用，防止资金滥用和损失至关重要。以下详细阐述备用金管理制度、流程以及报销时间的相关规定。

一、备用金管理制度

1. 备用金定义与设立原则 备用金是指为满足企业日常零星、临时性支出而设立的现金或现金等价物储备。设立备用金应遵循必要性、适度性和可控性原则，确保资金既能满足实际需要，又不致过度占用企业资源。

2. 备用金类别与额度管理 备用金可分为定额备用金和非定额备用金。定额备用金适用于经常性小额支出，额度固定，定期报销；非定额备用金适用于偶发性大额支出，按实际需要申请，一次一报。企业应根据各部门业务特点和历史支出情况，合理设定备用金额度，并定期复评调整。

3. 备用金责任人与职责 备用金应明确责任人，如部门主管或指定专人管理。责任人负责备用金的日常保管、使用监督和报销处理，确保备用金专款专用，账实相符。

二、备用金管理流程

1. 备用金申请与审批 申请备用金的部门或个人需填写《备用金申请表》，详细列明备用金用途、预计支出金额、使用期限等信息，经部门负责人审核、财务部门复核、企业领导批准后，财务部门方可划拨备用金。

2. 备用金领用与使用 获批的备用金可由责任人以现金、银行存款或企业预付卡等形式领取。使用备用金时，应确保支出符合备用金设立目的，保留完整、合法的原始凭证。

3. 备用金报销与冲销 备用金使用完毕或达到报销周期时，责任人应及时整理支出凭证，填写《备用金报销单》，连同原始凭证提交财务部门审核。审核无误后，财务部门将报销金额冲销备用金账户，恢复原额度或补足至新核定额度。

三、备用金报销时间规定

1. 定期报销制 对于定额备用金，企业通常实行定期报销制，如按月、按季度报销。责任人应在报销周期结束后的规定时间内（如5个工作日）提交报销申请，逾期未报的，财务部门可暂停或调整其备用金额度。

2. 一事一报制 非定额备用金采用一事一报制，即每笔支出完成后立即报销。责任人应在支出发生后尽快整理报销材料，原则上不超过支出发生后7个工作日提交报销申请。

3. 特殊情况处理 如遇特殊情况导致无法按时报销（如出差在外、原始凭证延迟到达等），责任人应提前向财务部门说明情况并申请延期报销，经批准后在约定时间内完成报销。

4. 年末结清 每年年末，所有备用金均应结清，不得跨年度挂账。责任人应在规定时间内（如12月20日前）完成当年备用金的最后报销，财务部门对年末备用金进行盘点，确保账实相符。

四、备用金监督与考核

1. 内部审计 企业内部审计部门定期对备用金进行专项审计，检查备用金管理是否合规、使用是否合理、报销是否及时，对发现的问题提出整改建议，督促责任部门整改落实。

2. 绩效考核 将备用金管理纳入部门和个人绩效考核体系，对备用金使用效率、报销及时性、资金安全性等指标进行量化评价，奖优罚劣，强化备用金管理责任意识。

总结

企业备用金管理制度及流程应覆盖备用金定义、设立原则、类别与额度管理、责任人与职责、申请与审批、领用与使用、报销与冲销等各个环节，明确备用金报销时间规定，并通过内部审计与绩效考核确保制度有效执行。合理的备用金管理不仅能有效满足企业日常零星支出需求，还能有效控制财务风险，提高资金使用效率。